2　文書は、事務が能率的に処理されるよう、全て正確かつ迅速に取り扱い、常に整理しておかなければならない。

3　文書は、情報の公開及び個人情報の保護の観点から、適切な管理及び保護の措置をしておかなければならない。

2　文書取扱主務者は、課長補佐をもってこれに充てる。ただし、課長補佐が置かれない課にあっては、課長に次ぐ職にある職員をもってこれに充てる。

3　文書取扱者は、課長が所属職員のうちから指名する。

2　文書取扱者は、文書取扱主務者の指示を受け、前項第1号及び第5号に掲げる事務を処理するものとする。

2　文書は、次に掲げるものを除き、左横書きとしなければならない。

2　同一の案件に属する往復文書は、完結するまで同一の番号を用い、順次枝番号を付すものとする。

3　往復文書及びその他文書のうち軽易なものについては、文書番号を省略することができる。ただし、省略するときは、文書の記号に替えて「事務連絡」を付すものとする。

2　前項の規定により受領した文書に、市で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置を講じなければならない。

3　郵便料金の未払又は不足の文書で、官公署から発送されたもの又は総務課長が公務に関するものと認めたものに限り、その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

2　前項の規定にかかわらず、当日配布できない文書については、封筒等の余白に受付印(様式第4号)を押し、所管課に配布するものとする。

3　2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

2　支所又は出先機関に直接到達した文書の取扱いについては、前2条の規定の例による。

2　文書の処理を命じられた職員は、速やかに起案、供覧その他の必要な措置を講じなければならない。

2　文書の起案は、原則として所定の用紙を用い、次のとおり行わなければならない。ただし、定例的に取り扱う事案又は軽易な事案に係る文書については、文書の余白又は一定の帳票を用いて行うことができる。

3　起案に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。ただし、定例的に取り扱う事案又は軽易な事案にあっては、この限りでない。

2　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する部又は課と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合において、起案文書にその旨を付記しなければならない。

3　合議を受けた部又は課の長が合議事項に異議があるときは、所管課の課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付さなければならない。

4　所管課の課長は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案になったときは、その旨を合議先に通知し、又は必要に応じて再び合議しなければならない。

2　起案文書のうち議会に提出する議案、報告、資料等に関するものは、文書担当課の属する部の長及び文書担当課長に合議しなければならない。

2　前項の手続は、所管課において行うものとする。

3　浄書が終了した文書は、原議と照合しなければならない。

2　対象文書の発信者名及びあて先の記載に当たり、往復文書については、その内容により職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。

3　庁内のみで使用する文書については、特に定めのあるものを除き、職制名を用いるものとする。

2　前項ただし書の規定により公印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、その必要がないと認めるときは、当該表示を省略することができる。

3　契約書その他権利義務に関する特殊な文書で、2枚以上にわたるものについては、そのつづり目に、当該文書に押印した公印を用いて双方にかけて割り印を押さなければならない。

2　郵便等による発送は、所管課において直接発送をする必要がある場合を除き、総務課において行うものとする。

3　郵便による発送は、次のとおり取り扱うものとする。

4　民間事業者による信書の送達に関する法律第2条第6項に規定する一般信書便事業者又は同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送は、当該事業者が指定する発送伝票等により行うものとする。

5　前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略した文書は、ファクシミリ又は電子メールの利用により所管課で発信することができる。

6　第1項の規定にかかわらず、課長は、発信文書の内容が急を要するときその他必要があると認めるときは、所管課の職員に持参させることにより発送することができる。

2　ファイリングシステムは、別に定めるファイリングマニュアルに基づき運用するものとする。

2　ファイリング責任者は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。

3　ファイリング担当者は、前項各号に掲げる事務について、ファイリング責任者を補佐するものとする。

4　課長は、文書担当課長が定める日までにファイル責任者を指名し、文書管理担当課長に報告しなければならない。ただし、ファイル責任者に変更が生じた場合は、その都度報告するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、文書担当課長が指定するキャビネット又はファイリング用具に収納することが適当でない文書については、文書担当課長と協議の上、その他のキャビネット、保管庫、図面庫、書棚等又はその他のファイリング用具を使用することができる。

2　文書は、原則として個別フォルダに収納し、キャビネットの所定の位置に整理し、及び保管するとともに、退庁時には、キャビネットを施錠するものとする。

3　キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書(継続文書を含む。)を収納し、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。

4　当日中に処理の終わらない文書で、収納すべき個別フォルダが作成されていない文書は、職員ごとに管理する翌朝フォルダに収納し、キャビネットの所定の位置に収納するものとする。

5　課に共通する文書は、全庁共通ファイル基準表に従って整理し、及び保管しなければならない。

2　課長は、毎年4月10日までに、前年度文書のファイル基準表及びファイル基準表総括表を2部作成し、1部を所管課で保有し、1部を文書担当課長に提出しなければならない。

3　課長は、毎年5月末日までに、前々年度文書のファイル基準表及びファイル基準表総括表を確定させるとともに、これを2部作成し、1部を所管課で保有し、1部を文書担当課長に提出しなければならない。この場合において、文書担当課長は、前項の規定により前年に提出されたファイル基準表及びファイル基準表総括表を廃棄しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保存を要する文書は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　課長は、別表第2に掲げる保存区分に従い、個別フォルダごとに当該課の所管文書の保存期間を定めなければならない。ただし、第37条第5項に規定する全庁共通ファイル基準表に係る文書については、文書担当課長が定めるものとする。

4　課長は、保存期間を決定するに当たっては、利用頻度及び重要性を考慮し、必要最小限の保存期間にするように留意しなければならない。

2　ファイリング責任者は、ファイル基準表に保存期間、保存箱引継番号その他必要事項を記入し、文書保存箱を書庫へ引き継がなければならない。

3　ファイリング責任者は、前項の規定により引継ぎを行うときは、文書担当課職員の立会いの下でファイル基準表と照合し、文書担当課が指定する書庫に保存するものとする。

2　前項の規定により閲覧又は貸出しを行う場合において、保存文書に秘密に属する文書がある場合は、文書担当課長は秘密に属する文書を所管する課長の承認を得た上で閲覧又は貸出しを行うものとする。

3　閲覧又は貸出しを受けた保存文書は、加筆し、抜取り、取替え、又は添削してはならない。

4　閲覧又は貸出しを受けた保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちに文書担当課長及び当該文書を所管する課長に報告しなければならない。

5　所定の文書保存箱から保存文書を取り出すときは、当該文書が収納されている個別フォルダとともに抜き取り、当該収納部分に文書を取り出していることを明示する紙面を差し込むものとする。

6　閲覧又は貸出しを受けた保存文書は、使用後、速やかに元の場所へ返却しなければならない。

2　文書担当課長は、虫害、湿気及び盗難の予防に努めなければならない。

3　書庫は、常に清潔を保ち、喫煙その他全ての火気を使用してはならない。

2　課長は、保管及び保存期間の満了した文書のうち更に保存することが必要と認められる文書については、文書保存期間延長申請書を文書担当課へ提出し、その承認を得て、保存又は保存期間を延長することができる。

3　課長は、第1項の規定により文書を廃棄するときはファイル基準表に廃棄年月日を、前項の規定により文書の保存期間を延長するときはファイル基準表に延長後の保存期間を記入しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は、平成20年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の際現に保存されている文書で、合併前の北勢町役場処務規則(昭和48年北勢町規則第1号)、員弁町文書整理保存規程(昭和58年員弁町規程第7号)、大安町文書整理保存規程(昭和60年大安町訓令第1号)又は藤原町役場処務規定(昭和46年藤原町規程第1号)の規定により保存期間を定められたものは、この規程の相当規定により保存期間を定められた文書とみなす。

3　この規程の施行の際、現にファイリングシステムが導入されていない課における文書の取扱いについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年10月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年10月2日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年5月7日から施行する。ただし、第3条の別表第2の10年の部2人事、給与等に関する文書の項中の又は嘱託員を削る改正規定は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年5月7日から施行する。ただし、別表第1を改める規定は、令和2年4月15日から施行する。

この訓令は、令和2年5月7日から施行する。

この訓令は、令和2年10月1日から施行する。

この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

この訓令は、令和5年6月5日から施行し、この訓令による改正後のいなべ市文書管理規程の規定は、令和5年4月1日から適用する。