○いなべ市戸籍事務電子情報処理に係るデータ保護管理要綱
令和8年2月12日
告示第51号
いなべ市戸籍事務電子情報処理に係るデータ保護管理要綱(平成15年いなべ市告示第2号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この要綱は、いなべ市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年いなべ市条例第17号)及びいなべ市個人情報の保護に関する法律等施行細則(令和5年いなべ市規則第2号)に定めるもののほか、いなべ市における戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保全及び保護の適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと市民課に設置した戸籍専用端末により新戸籍の編成、受附帳の作成、統計表の作成、証明書の発行、戸籍附票事務、人口動態等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(5) ドキュメント クラウドサービス運用マニュアル、戸籍専用端末運用マニュアル、戸籍情報システム詳細設計書、構成情報管理ファイルその他の戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民課長及び支所長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である市長に報告しなければならない。この場合において、市長に事故があるとき、又は欠けたときは、あらかじめ市長が定めた者がその職務を代理する。
(戸籍データ保護)
第6条 保護管理者は、次に掲げる方法により戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な戸籍専用端末装置は、来庁者その他関係者以外の者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
(2) 戸籍データは、電算処理を行う他の業務に利用してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第7条 保護管理者は、戸籍データの入出力に用いる磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等は、施錠が可能で持ち運びができない保管用具に保管する等の方法によりこれらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理しなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等は、格納した記録内容が分かるようラベルで明示する等適正に管理しなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成日その他の必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(5) 戸籍情報システムにおけるクラウドサービスは、外部認証(PCIDSS)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用し、適正な磁気ディスク等の管理及び戸籍データの漏えいの防止をしなければならない。
(6) 前号の外部認証の取得は、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認しなければならない。
(出力帳票の管理)
第8条 保護管理者は、出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 保管する出力帳票は、施錠が可能で持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重に管理しなければならない。
(2) 保管する出力帳票は、作成日その他の必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等により復元不可能な状態で処分しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第9条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が市民課戸籍担当職員のうちから指名する。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第10条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスについて、業務処理範囲に限定した権限を受けた者に対しID及びパスワードを設定し、並びにこれを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行わせる戸籍情報システム事業者の戸籍サーバへのアクセスに制限を設け、正当に権限を有する者以外のアクセスを防止しなければならない。
3 戸籍情報システム事業者は、戸籍サーバへのアクセスに関する履歴を常時記録し、保護管理者から請求があったときは、当該記録を確認し、及び報告するものとする。
4 保護管理者は、緊急事態発生時若しくは発生のおそれがあるとき、又はこれを認知したときは、遠隔監視を行わせている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しておかなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスについて、業務処理範囲に限定した権限を受けた者に対しID及びパスワードを設定し、並びにこれを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行わせる戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスに制限を設け、正当に権限を有する者以外のアクセスを防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急事態発生時等の保守作業に限り許可し、ID及びパスワードを設定し、並びにこれを付与しなければならない。
4 戸籍情報システム事業者は、戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録し、保護管理者から請求があったときは、当該記録を確認し、及び報告するものとする。
5 保護管理者は、緊急事態発生時若しくは発生のおそれがあるとき、又はこれを認知したときは、遠隔監視を行わせている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を整備しておかなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID及びパスワードを設定し、並びにこれを付与しなければならない。
2 戸籍情報システムのバージョンアップ実施後の動作確認は取扱職員が行うこととし、戸籍情報システム事業者は、当該動作確認のため戸籍情報システムを操作してはならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムへのアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて当該記録を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第13条 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これが他者に漏れることがないよう厳重に保管しなければならない。
2 保護管理者は、付与したID及びパスワードを他者に漏らしてはならない。
3 戸籍サーバ、戸籍データ又は戸籍情報システムにアクセスするためのID及びパスワードの付与を受けた者は、これが他者に漏れることがないように適正に管理しなければならない。
4 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当に権限を有する者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第14条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて次の事項を請求し、その取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍専用端末の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(戸籍専用端末の操作)
第15条 戸籍専用端末の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 戸籍専用端末は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き操作してはならない。
(ドキュメントの管理)
第16条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄しようとするときは、あらかじめ保護管理者の許可を受けなければならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器、ソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚と戸籍情報システム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練に関する研修を計画し、実施しなければならない。ただし、新任の取扱職員については、可能な限り早い時期に研修を実施するよう調整しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データの保護及び適正な管理を推進するため、市民課に戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データの保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員で行うものとする。
4 会議の庶務は、取扱責任者において処理する。
附則
この告示は、令和8年2月12日から施行する。