○いなべ市保有個人情報等の安全管理に関する規程
令和7年6月9日
訓令第5号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条―第7条)
第3章 保有個人情報等の取扱い(第8条―第17条)
第4章 情報システムにおける安全の確保等(第18条―第32条)
第5章 情報システム室の安全管理(第33条)
第6章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等(第34条・第35条)
第7章 安全管理上の問題への対応(第36条―第38条)
第8章 監査及び点検の実施(第39条―第41条)
第9章 雑則(第42条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、市の機関における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条第1項の規定に基づく保有個人情報並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第5条の規定に基づく個人番号及び特定個人情報(以下「保有個人情報等」という。)の適正な取扱い及び安全管理のために必要な措置に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、番号法、いなべ市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年いなべ市条例第17号)及び情報セキュリティ対策基準(平成17年12月1日制定)において使用する用語の例によるもののほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 部等 次に掲げるものをいう。
ア いなべ市個人情報の保護に関する法律施行条例第2条第1項に規定する市の機関の部及び事務局
イ 会計課
(2) 課等 次に掲げるものをいう。
ア 前号に規定する部等の課並びに事務局、室及び所
イ 会計課
第2章 管理体制
(管理体制)
第3条 市の機関における保有個人情報等の適正な取扱い及び安全管理のため、総括責任者、総括保護管理者、保護管理者、監査責任者、事務取扱責任者及び事務取扱担当者を置く。
2 総括責任者は、副市長とし、保有個人情報等の管理に関する事務を総括するものとする。
3 総括責任者の庶務は、個人情報保護担当課において処理する。
4 総括保護管理者は、部等の長(会計課においては会計管理者とする。以下「部門長」という。)とし、保有個人情報等の適正な取扱いを確保し、及び組織的な安全管理措置を統制するものとする。
5 総括保護管理者は、次に掲げる事項を所掌する。
(1) 保有個人情報等の安全管理措置の監督に関すること。
(2) その他各部等における保有個人情報等の適正な利用の確保に関すること。
6 監査責任者は、企画部長とし、保有個人情報等を取り扱う部等に対して保有個人情報等の管理の状況を監査するものとする。
7 保護管理者は、課等の長とし、各課等における保有個人情報等を適切に管理するものとする。
8 保護管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 保有個人情報等の取得、保管等の管理に関すること。
(2) 保有個人情報等の取扱状況の把握に関すること。
(3) その他保有個人情報等の安全管理措置に関すること。
9 保護管理者は、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、情報セキュリティ対策基準に規定する情報システム管理者と連携して、前項の事務を行うものとする。
10 保護管理者は、事務取扱責任者を指名する。
11 事務取扱責任者は、保護管理者を補佐し、保有個人情報等の管理に関する事務を担当するものとする。
12 保護管理者は、事務取扱担当者を指名し、及び事務取扱担当者の事務の範囲をあらかじめ定めるものとする。
(事務取扱責任者の変更に伴う引継ぎ)
第4条 事務取扱責任者が変更となった場合、前任者は後任者に対して、文書等によりその担当する事務を確実に引き継ぐものとする。
2 保護管理者は、前項の引継ぎについて、内容確認、聞き取り等により確認するものとする。
(保有個人情報等の適切な管理のための委員会)
第5条 総括責任者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、総括保護管理者を構成員とする委員会を設け、随時に開催することができる。
(研修)
第6条 総括責任者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。
2 総括責任者は、総括保護管理者、保護管理者、事務取扱責任者及び事務取扱担当者に対し、課等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための研修を定期的に行うものとする。
3 保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のため、総括責任者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報等の取扱いに従事する職員の責務)
第7条 保有個人情報等の取扱いに従事する職員は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関係法令を遵守し、並びに総括責任者、総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
第3章 保有個人情報等の取扱い
(保有個人情報等へのアクセス制限)
第8条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等を閲覧し、又は利用する(以下「アクセス」という。)権限を有する職員の範囲及びアクセス権限の内容を、必要最小限の範囲に限定するものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、アクセスは必要最小限としなければならない。
(保有個人情報等の複製等の制限)
第9条 保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従いこれを行うものとする。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(保有個人情報等の誤りの訂正等)
第10条 職員は、保有個人情報等の内容に誤りを発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(1) 保有個人情報等を取り扱う装置の設置場所 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱うパソコン及びサーバをセキュリティワイヤー等により固定し、又は入退室管理が可能な部屋に設置する。
(2) 保有個人情報等の保管場所 保護管理者は、保有個人情報等を事務所内の施錠できるキャビネットに保管し、厳重に管理する。
(3) 保有個人情報等の取扱場所 保有個人情報等を取り扱う事務処理は、担当職員以外の者の往来の少ない場所で行い、部外者の閲覧、のぞき見等を防止する措置を講ずるものとする。パソコンを使用して事務処理を実施する場合も同様とする。
2 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出す場合に備え、原則として、パスワード(暗証符号をいう。)、ICカード(集積回路を組み込んだカードをいう。)、生体情報(指紋、手の静脈その他の個人を識別することができる画像情報をいう。)等(以下「パスワード等」という。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報等の誤送付等の防止)
第12条 職員は、保有個人情報等を含む電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。)又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報の秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認、チェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第13条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(パソコン又はサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、情報セキュリティ対策基準に基づき、当該保有個人情報等の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 職員は、前項の規定による保有個人情報等の消去又は媒体の廃棄を委託して行う場合(2以上の段階にわたる委託をして行う場合を含む。)には、保護管理者の指示に従い、必要に応じて職員を消去若しくは廃棄に立ち会わせ、又は写真等を付した消去若しくは廃棄を証明する書類の提出を求める等、委託先において消去又は廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(個人番号関係事務の範囲)
第15条 個人番号関係事務において個人番号を取り扱う事務の範囲は、番号法第9条第4項に規定する事務とする。
(1) 特定個人情報の取得 取得年月日、個人番号、氏名、生年月日、性別、住所等
(2) 特定個人情報の利用 提出書類の作成及び提出の年月日
(3) 特定個人情報の提供 特定個人情報を提供した年月日、提供先の名称、目的等
(4) 特定個人情報の保管 届出書等の保管年月日及び保管場所
(5) 特定個人情報の消去及び廃棄 特定個人情報を消去し、又は廃棄した年月日
(外的環境の把握)
第17条 保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合において、当該クラウドサービスを提供する事業者の所在する国が外国であるとき、又は保有個人情報等が保存されるサーバの所在する国が外国であるときを含む。)は、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
第4章 情報システムにおける安全の確保等
2 情報システム管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(定期又は随時の見直しを含む。)を行い、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第19条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、アクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、情報セキュリティ対策基準に基づき、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第20条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、ログの分析を定期的に行う等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第21条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、管理者権限を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、情報セキュリティ対策基準に基づき、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第23条 情報システム管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、情報セキュリティ対策基準に基づき、ソフトウェアに関する公開されたぜい弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止、セキュリティ対策ソフトウェアの導入、ソフトウェア等を常に最新の状態に保つ等の必要な措置を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第24条 職員は、保有個人情報等について、情報セキュリティ対策基準に基づき、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。この場合において、保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第25条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員は、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器等の接続制限)
第26条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末機器等(以下「端末機器」という。)への接続の制限(当該情報システム端末機器等の更新に係る対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第27条 情報システム管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、当該保有個人情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の持出禁止等)
第28条 職員は、情報セキュリティ対策基準に基づき、情報システム管理者が必要であると認める場合を除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(入力情報の照合等)
第29条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第30条 情報システム管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、情報セキュリティ対策基準に基づき、バックアップを作成し、分散して保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第31条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に漏れることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第32条 情報システム管理者は、保有個人情報等を取り扱い、又は保有個人情報等を取り扱う情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、情報セキュリティ対策基準に基づき、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティ(サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第2条に規定するサイバーセキュリティをいう。)の水準を確保するものとする。
第5章 情報システム室の安全管理
(情報システム室の管理)
第33条 情報システム管理者は、情報セキュリティ対策基準に基づき、情報システム室への外部からの不正な侵入に備え、必要な措置を講ずるものとする。
2 情報システム管理者は、災害等に備え、情報システム室に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第6章 保有個人情報等の提供及び業務の委託等
(保有個人情報の提供)
第34条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号又は第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号又は第4号の規定により行政機関等以外の者に保有個人情報を提供する場合には、個人情報保護法第70条の規定に基づき、安全確保の措置を求めるものとし、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い、安全措置の状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定により他の行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、個人情報保護法第70条の規定に基づき、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 保護管理者は、番号法に規定する場合を除き、個人番号及び特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第35条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受ける者との契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況についての検査に関する事項の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この条において同じ。)の制限、事前承認等の再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令又は契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任等に関する事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的な報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合における取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容、量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認を行うものとする。
6 個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託先において、本市が果たすべき措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
7 前項の確認のほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を委託する場合には、委託を受けた者において、本市が果たすべき措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行うものとする。
8 前項に定めるもののほか、個人番号利用事務等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で、再委託の諾否を決定するものとする。
9 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣の契約書に秘密保持義務等の保有個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
10 保有個人情報等を提供し、又は業務を委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部若しくは一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
第7章 安全管理上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第36条 保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合、番号法、この規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合その他安全管理上の問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合には、これらの事案(以下この章において「事案」という。)の発生等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、事案が発生したときは、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる端末機器等の通信の切断等、被害の拡大防止のため直ちに行うことができる措置については、これを直ちに行い、又は職員に行わせるものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者及び総括責任者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定による報告を受けた場合には、速やかに総括責任者に報告するものとする。
5 総括責任者は、前2項の規定による報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに市長に報告するものとする。
6 保護管理者は、事案が発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している部等に当該措置を共有するものとする。
(法に基づく報告及び通知)
第37条 漏えい等が生じた場合であって個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、前条の規定による措置と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、個人情報保護委員会による事案の把握等に協力するものとする。
(公表等)
第38条 個人情報保護法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
第8章 監査及び点検の実施
(点検)
第40条 保護管理者は、各課等における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、必要に応じて定期又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
2 総括保護管理者は、前項による報告を受けた場合には、総括責任者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第41条 総括保護管理者及び保護管理者は、前2条の規定による監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第9章 雑則
(委任)
第42条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、総括責任者が定める。
附則
(施行期日)
1 この規程は、令和7年6月9日から施行する。
(いなべ市個人番号関係事務等取扱規程の廃止)
2 いなべ市個人番号関係事務等取扱規程(平成28年いなべ市訓令第3号)は、廃止する。
(いなべ市個人番号利用事務等取扱規程の廃止)
3 いなべ市個人番号利用事務等取扱規程(平成29年いなべ市訓令第6号)は、廃止する。