○いなべ市立小中学校文書取扱規程
平成24年1月11日
教育委員会訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 文書の収受、供覧及び配布(第10条)
第3章 文書の起案及び決裁(第11条―第13条)
第4章 文書の施行(第14条)
第5章 文書の保管(第15条)
第6章 文書の保存及び廃棄等(第16条―第21条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、いなべ市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて必要な事項を定め、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書 職員が職務遂行上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によって認識することができない方法で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、現に保管又は保存しているものをいう。
(2) 収受 学校に送付された文書について、到達したことを確認し、その文書を受領することをいう。
(3) 配布 収受文書をその内容に応じて、各担当者に引き渡すことをいう。
(4) 起案 意思決定をするために必要な内容を具体化し、基礎となる案文を作ることをいう。また、案を文書にしたものを起案書という。
(5) 供覧 配布を受けた文書が、処理又は指示を要しない場合に参考までに上司又は関係者の閲覧に供することをいう。
(6) 決裁 起案文書について、意思決定をする権限を有するものが承認、決定、採決等を行い、学校の意思として確定することをいう。
(7) 保管 文書を職員室その他適切な事務室内に収納しておくことをいう。
(8) 保存 完結した文書を書庫その他適切な場所に収納しておくことをいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 事務は、原則として文書によって行うものとする。
2 文書は、事務が能率的に処理されるよう、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備しておかなければならない。
3 文書は、情報の公開及び個人情報の保護の観点から、適切な管理及び保護の措置をしておかなければならない。
(学校教育課長の職責)
第4条 学校教育課長は、学校における文書の処理その他の文書に関する事務が円滑に行われるように管理し、及び統制しなければならない。
(学校長の職責)
第5条 学校長は、校内の文書について、処理を監督し、自己の責任において処理しなければならない。
(文書取扱主務者)
第6条 学校に文書取扱主務者を置く。
2 文書取扱主務者は、事務職員をもってこれに充てる。
(文書取扱主務者の職務)
第7条 文書取扱主務者は、校長の命を受け、学校における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営を行うものとする。
(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。
(2) 文書事務に係る指導及び改善に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) その他文書事務の処理に関すること。
(文書の帳簿)
第8条 文書の取扱いに必要な帳簿等は、次のとおりとする。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 文書分類表
(3) その他必要な補助簿
(文書の記号及び番号)
第9条 文書には、次に掲げるところにより、文書記号及び番号を付けなければならない。ただし、校内関係文書及び軽易な文書については、これを省略することができる。
(1) 文書には、別表第1で定める文書記号を付する。
(2) 文書には、文書収発簿に記載した番号を付する。
第2章 文書の収受、供覧及び配布
(文書の収受、供覧及び配布)
第10条 学校に到着した文書は、文書取扱主務者が受領し、次のとおり処理する。
(1) 一般文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に受付印を押すとともに、文書収発簿に所要事項を記入して、担当職員に配布する。
(2) 供覧を要する文書については、供覧用紙(様式第2号)を用いて供覧の手続を行う。
(3) 軽易な文書は、前2号の手続を省略することができる。ただし、受付印は押さなければならない。
(4) 電磁的記録を記録した記録媒体等(電子メールシステム含む。)にあっては、当該文書を必要に応じ用紙に出力し、前3号の規定の例により処理する。
2 職員が会議、研修等により直接受領した場合は、文書取扱主務者に回付し、収受の手続を執るものとする。
第3章 文書の起案及び決裁
(起案)
第11条 起案は、起案用紙(様式第3号)を用いて、次に掲げるところにより平易かつ明確な表現により行わなければならない。
(1) 施行期日の予定されているものは、決裁を受ける余裕を置いて起案し、必要な審議等の機会を失わないようにしなければならない。
(2) 起案には、起案の趣旨、理由、予算措置、経過その他必要な事項を記入し、参考資料を添えるものとする。
(3) 簡易な事案については、起案用紙を用いず簡易起案用紙(様式第4号)を用いて決裁を受けることができる。
(特別取扱の表示)
第12条 事案の性質により急を要する文書、秘密に属する文書その他文書の処理上特別な取扱いを要するものについては、起案書にそれぞれ至急、秘密等の旨を表示するものとする。
(決裁)
第13条 起案文書は、原則として教頭の審査を経た後、校長の決裁を受けるものとする。
2 決裁の終了した起案文書は、学校において決裁年月日を記入し、保管又は保存するものとする。
第4章 文書の施行
(文書の施行)
第14条 文書を施行するときは、いなべ市教育委員会公印規則(平成15年いなべ市教育委員会規則第7号)の規定により公印を押し、速やかに施行しなければならない。ただし、校内関係文書及び軽易な文書は公印を省略することができる。
2 施行する文書は、文書取扱主務者が文書収発簿に必要事項を記入するものとする。
第5章 文書の保管
(文書の保管)
第15条 文書の保管は、別に定める文書分類表に基づき、簿冊又は個別フォルダにより、適正かつ能率的に行い、事務が円滑に執行されるように努めなければならない。
2 文書は、公務により特に指示を受けた場合を除き、学校外に携行することができない。
3 文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防に努めなければならない。
4 文書取扱主務者は、年度末に、保管保存文書の整理点検を行わなければならない。
第6章 文書の保存及び廃棄等
(完結文書の保存)
第16条 文書取扱者は、完結した文書を文書分類表に基づき、次の各号により保存しなければならない。
(1) 完結した順序に従い簿冊又は個別フォルダにより保存する。
(2) 1件の文書で複数の文書分類に属するものは、最も関係の深いものに保存する。
(3) 紙数が少ないため数年度分を合わせて完結させることが適当なものについてはこれを1冊とすることができる。
(4) 紙数が多いため1冊にし難いときは、枝番をつけて分冊することができる。
(5) 各簿冊には、表紙及び背表紙(様式第5号)を付け、所定事項を記入する。
(7) ファイリングシステムにより文書の保存を行う場合は、個別フォルダによって文書を保存し、フォルダラベルに所定事項を記入する。
(保存期間及び保存区分)
第17条 処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)の保存種別及び保存期間は次に定める区分とし、別に定める文書保存期間基準表(別表第2)に基づき、学校教育課長がこれを定めるものとする。
(1) 第1種 永年
(2) 第2種 20年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
(文書の完結日)
第18条 文書の完結日は、次の各号の定めるところによる。
(1) 契約文書は、当該契約事項の履行が終わった日
(2) 出納に関する証拠書類は、当該出納のあった日
(3) その他の文書は、当該事案の処理が終わった日
(保存期間の起算)
第19条 文書の保存期間は、当該完結文書の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、特に必要がある文書等については、別に起算日を定めることができる。
(保存文書の廃棄及び保存期間の延長)
第20条 保存期間を経過した文書は、速やかに廃棄しなければならない。
2 学校長は、保管及び保存期間が満了した文書のうち更に保存することが必要と認められるものは、学校教育課長と協議し、その保存期間を延長することができる。
3 廃棄処分の方法は、学校教育課長の指示に従い、裁断その他の方法により確実に処分しなければならない。
4 文書を廃棄しようとするときは、廃棄目録(様式第7号)を作成し、廃棄処分しなければならない。
(保存文書の持ち出し)
第21条 保存文書を持ち出そうとする者は、文書取扱主務者にその旨を申し出なければならない。
2 持ち出した保存文書は、使用後速やかに元の位置に返却しなければならない。
附則
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成29年2月15日教委訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
別表第1(第9条関係)
学校名 | 文書の記号 |
阿下喜小学校 | 阿下喜小 |
十社小学校 | 十社小 |
山郷小学校 | 山郷小 |
治田小学校 | 治田小 |
員弁東小学校 | 員弁東小 |
員弁西小学校 | 員弁西小 |
笠間小学校 | 笠間小 |
三里小学校 | 三里小 |
石榑小学校 | 石榑小 |
丹生川小学校 | 丹生川小 |
藤原小学校 | 藤原小 |
北勢中学校 | 北勢中 |
員弁中学校 | 員弁中 |
大安中学校 | 大安中 |
藤原中学校 | 藤原中 |
別表第2(第17条関係)
文書保存期間基準表
種別 (保存期間) | 文書の種類及び例示 |
第1種 (永年) | 1 学校沿革史に関する文書 2 公印台帳に関する文書 3 卒業証書授与録に関する文書 4 退職者人事記録に関する文書 5 施設台帳に関する文書 6 寄附又は贈与の受納に関する文書で特に重要なもの 7 その他長期保存を必要と認める文書 |
第2種 (20年) | 1 学籍及び除籍に関する文書で重要なもの 2 寄附又は贈与の受納に関する文書で重要なもの 3 その他20年間保存を必要とする文書 |
第3種 (5年) | 1 学校組織及び運営に関する文書 2 契約に関する文書 3 官公庁からの令達、指示、通達等 4 請願、陳情、要望等に関する文書 5 通知、依頼、報告、照会、回答等で重要なもの 6 学籍に関する文書 7 保健に関する文書 8 給食に関する文書 9 職員の任免及給与等に関する文書 10 予算の執行に関する文書 11 寄附又は贈与の受納に関する文書 12 補助金申請及び補助金の交付に関する文書 13 その他5年間保存を必要とする文書 |
第4種 (3年) | 1 契約に関する文書で軽易なもの 2 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書 3 その他3年間保存を必要とする文書 |
第5種 (1年) | 1 通知、依頼、報告、照会、回答等に関する文書で軽易なもの 2 事務遂行上の補助的文書 3 その他第1種から第4種までに属しない文書 |
