(趣旨)

第1条　この規程は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条の規定に基づき、番号法第2条第11項に規定する個人番号関係事務及び同条第13項に規定する委託事務(以下「個人番号関係事務等」という。)の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(個人番号関係事務等及び特定個人情報の使用の範囲)

第2条　個人番号関係事務等を取り扱う事務の範囲は、別表の左欄に掲げる番号法第9条第3項に掲げる事務に応じて、それぞれ同表の中欄に掲げる事務とし、同表の右欄に掲げる特定個人情報を使用するものとする。

(管理体制)

第3条　特定個人情報に係る安全管理措置を行うため、総括責任者、総括保護管理者、保護管理者、監査責任者、事務取扱責任者及び事務取扱担当者を置く。

(総括保護管理者の監督)

第4条　総括保護管理者は、特定個人情報が番号法及び本規程に基づき適正に取り扱われるよう、保護管理者、事務取扱責任者等に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

(事務取扱責任者の変更に伴う引継ぎ)

第5条　事務取扱責任者が変更となった場合、従前の事務取扱責任者は新たに事務取扱責任者となる者に対して、業務引継簿を作成して確実に引き継ぐものとする。

(事務取扱責任者の教育及び研修)

第6条　保護管理者は、事務取扱責任者が番号法及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)並びに本規程に基づき、適正な取扱いが徹底されるよう事務取扱責任者に対し研修を行うものとする。

(特定個人情報の取扱状況の確認)

第7条　特定個人情報の取扱状況を確認するため、総務部職員課及び会計課の事務取扱担当者は、次の各号に掲げる管理段階ごとに取扱状況を記録する。

(情報漏えい等の事案に対応する体制の整備)

第8条　事務取扱責任者は、特定個人情報の漏えい等が発生したことを知った場合、保護管理者(保護管理者が不在である場合は、総括保護管理者)に対し直ちに報告するものとする。

(取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し)

第9条　事務取扱責任者は、特定個人情報の取扱状況について、定期的に点検を行い、保護管理者に報告するものとする。

(監査の実施)

第10条　監査責任者は、特定個人情報の管理の状況について、定期的に監査を行い、総括責任者に報告するものとする。

(特定個人情報の管理)

第11条　特定個人情報の保管場所及び取扱場所を明確にし、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

(特定個人情報の盗難等の防止)

第12条　特定個人情報管理台帳(電子媒体又はファイル等を含む。以下「電子ファイル」という。)及び特定個人情報を取り扱うパソコンの盗難又は紛失等を防止するために、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

(特定個人情報の持出しによる漏えい及び紛失等の防止策)

第13条　特定個人情報が記録された電子ファイル等又は書類等の持出し(特定個人情報の管理場所又は取扱場所から移動させること及び事業所内の移動等をいう。)は、行政機関等への法定調書の作成及び提出、個人番号関係事務に関して番号法第2条第12項に規定する個人番号利用事務実施者に対し提出する場合とし、事務取扱責任者等は、持出しに際しては、封筒に封緘し、施錠ができるかばん等で搬送し、又はパスワードの設定により、漏えい及び紛失等を防ぐ措置を講ずる。

(個人番号の削除、機器等の廃棄)

第14条　保護管理者は、特定個人情報の削除、パソコン、書類の廃棄等を実施する場合、次の各号に掲げる措置がなされたことを確認するものとする。

(アクセス制限及びアクセス者の識別と認証)

第15条　特定個人情報へのアクセス制限及びアクセス者の識別と認証は、当該データにアクセスできる者を事務取扱責任者等に限定するために、アクセス制御機能を活用したユーザーID及びパスワードを設定する。この場合において、パスワードは定期的に変更するものとする。

(外部からの不正アクセス等の防止策)

第16条　特定個人情報を活用した事務処理を行うパソコンが、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護するため、次の各号に掲げる措置を講じるものとする。

(雑則)

第17条　この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。