(目的)

第1条　この要領は、いなべ市役所においてファイリングシステムを自主的かつ適正に維持するために実施する監査に関して、その基本的事項を定めることにより、公正かつ円滑な監査の遂行を図ることを目的とする。

(監査主体)

第2条　監査の実施主体は、いなべ市文書管理委員会(以下「文書管理委員会」という。)とする。

(監査対象)

第3条　監査の対象は、いなべ市役所においてファイリングシステムを導入している全ての課(室を含む。以下同じ。)とする。

(監査の項目及び基準)

第4条　監査の項目及び基準は、ファイリングシステム監査チェックシート兼実施報告書(様式第1号)に定める各項目及び別に定めるファイリングマニュアルに基づくものとする。

(監査計画)

第5条　文書管理委員会委員長(以下「委員長」という。)は、毎年度、監査実施計画を策定し、第3条に規定する全ての課にあらかじめ通知する。

(監査の実施)

第6条　監査は、監査対象となる課が属する部(局)と異なる部(局)に所属する文書管理委員会委員及び文書管理担当課の職員を合わせて、原則として4人以上で構成するチーム(以下「監査チーム」という。)が監査対象となる課において実施する。

(監査実施報告)

第7条　監査チームは、監査の実施後速やかに、ファイリングシステム監査チェックシート兼実施報告書を委員長に提出するものとする。

(改善結果報告)

第8条　前条第2項による報告書の写しの送付を受けた部長は、その内容を確認し、要改善と指摘された項目があった場合は、速やかに、該当する課の所属長に対して、改善するよう指示しなければならない。

(監査結果報告)

第9条　委員長は、監査の実施、改善結果の状況等について、市長に報告するものとする。

(監査に係る意見)

第10条　部長は、監査の内容、方法等について、委員長に意見書を提出することができる。

(雑則)

第11条　この要領に定めるもののほか、監査の実施に必要な事項は、委員長が文書管理委員会に諮って、これを定める。