○いなべ市戸籍事務電子情報処理に係るデータ保護管理要綱
平成15年12月1日
告示第2号
(目的)
第1条 この要綱は、いなべ市における戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保全及び保護の適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) 磁気ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍情報システムの運営に関する記録及び文書をいう。
(5) 端末機 電子計算機を専用回線で結び、人手を介することなく電子計算機との間で情報の授受を行うインラインシステムの送受信装置をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムの管理運営に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍情報システムによる事務処理の範囲は、新戸籍の編製、受附帳の作成、統計表の作成、証明書の発行等の戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態等の戸籍関連事務の範囲とする。
(戸籍データの保護)
第5条 戸籍データは、プライバシーの保護のため、その取扱いに十分配慮しなければならない。また、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令に定めがない事項は、入力の対象としてはならない。
2 戸籍情報システムの内容を戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態等の戸籍関連事務の目的以外に利用してはならない。
3 戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。
(保護管理者の設置)
第6条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期するため、市民課及び支所に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民課長及び支所長をもって充て、戸籍課長が事務を総括する。
(保護管理者の職務)
第7条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
(戸籍データの管理等)
第8条 保護管理者は、戸籍情報システムの運営に当たり、次に掲げる方法により戸籍データ等を適正に管理しなければならない。
(1) 入出力帳票の受払い及び管理については、名称、作成期日、保存期間等必要な事項を台帳等に記録しておかなければならない。
(2) 戸籍情報システムに係る戸籍データを記録している磁気ファイルの受払い及び管理については、名称、作成期日、保管期間等必要な事項を台帳等に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ファイル及びドキュメントは、所定の場所に保管するものとし、その取扱いは保護管理者が指定する市民課戸籍担当職員(以下「取扱責任者」という。)が行うものとする。
(4) 端末機に関しては、使用記録リストを定期的に印字し、所定の場所に保管するものとする。
2 保護管理者は、戸籍事務電子計算機及び戸籍データ等について火災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(戸籍情報システムの運営)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムの運営に際してはプライバシー保護のため、十分かつ慎重な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、端末機の操作に際して、取扱責任者に対し個別のパスワード(以下「個別パスワード」という。)を付与し、その個別パスワードを管理するパスワード(以下「管理パスワード」という。)を付与しなければならない。
3 管理パスワード及び個別パスワードは、保護管理者が管理し、そのコードを秘密にしなければならない。
4 取扱責任者は、付与された個別パスワードを秘密にしなければならない。
5 保護管理者は、端末機を受付窓口から離れた場所に設置し、来庁者その他関係者以外の者等が入力内容を読み取ることのないように配慮しなければならない。
6 保護管理者は、戸籍情報システムに係る業務を、外部委託する場合は、当該委託先とデータの授受をするときは、これに立ち会う等データ保護に必要な措置を講じなければならない。
7 保護管理者は、戸籍情報システムが適正に運営されているか常にその使用状況を調査、把握し、適正な管理に努めるとともに、必要に応じて適正な措置を取らなければならない。
(端末機の操作)
第10条 端末機の操作は、取扱責任者が行うものとする。
2 端末機の操作は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要な場合以外行ってはならないものとし、また、見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態事務等の戸籍関連事務に必要な場合以外に検索してはならないものとする。
(機器及び帳票等の保管)
第11条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムにかかわる機器及び帳票等を保管しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第12条 戸籍データの機密保持及び戸籍情報システム安全対策の推進を図るため、教育訓練責任者を置くものとし、教育訓練責任者は、戸籍担当職員及び新任戸籍担当職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。
2 教育訓練責任者は、市民課長をもって充てる。
(会議)
第13条 戸籍データ保護の適切な管理運営を図るため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて招集し、戸籍データ保護にかかわる事務について協議するものとする。
3 会議は、保護管理者及び取扱責任者をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民課において処理する。
(守秘義務)
第14条 戸籍情報システムに関係する職員は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない、その職務を離れた後も同様とする。
附則
この要綱は、平成15年12月1日から施行する。
附則(平成16年4月28日告示第40号)
この要綱は、平成16年5月1日から施行する。
附則(平成29年5月22日告示第67号)
この告示は、平成29年5月22日から施行する。
附則(平成29年6月30日告示第79号)
この告示は、平成29年6月30日から施行する。
附則(令和2年3月26日告示第64号)抄
この告示は、令和2年5月7日から施行する。
別表(第11条関係)
戸籍事務電子情報処理にかかわる機器及び帳票等の保管一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用コンピュータ | 保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・使用管理リスト | 戸籍用コンピュータを起動する者は、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。 使用管理リストを定期的に印字しそのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠できる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
受附データ等印字する書類 | 保護管理者 | ・バックアップ記録リスト ・施錠のかかる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
「戸籍総合システム」のプログラム | 保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じている。 |